Tim za socijalno uključivanje i smanjenje siromaštva

Регионална фондација Catalyst Balkans је на свом сајту givingbalkans.org представила неколико алата који могу бити од користи компанијама и непрофитним организацијама чији запослени раде од куће током пандемије коронавируса. Текст „Алати за рад у непрофитним организацијама од куће” преносимо у целости:

„Шта год и где год да радите – у компанији или непрофитној организацији, великој или малој, велика је вероватноћа да сте барем разговарали о могућности затварања канцеларије и раду од куће током пандемије коронавируса.

Многи су праксу рада од куће већ усвојили, из предострожности. Између осталих, и ми из Catalyst Balkans, као и наши бројни партнери и донатори.

Рад од куће за нас није нова ствар, тако да већ имамо постављену инфраструктуру, али многим непрофитним организацијама ће бити изазов да тако функционишу током дужег периода (минимално две недеље, а вероватно више). Чак и oним организацијама које генерално раде од куће, а састају се у јавним просторима по потреби, ово неће бити једноставно, јер су се до сада махом ослањале на Gmail и Viber као вид комуникације и колаборације у тиму.

У наставку текста вам преносимо списак алата који можете да користите за remote рад, као и неколико важних лекција које смо о томе научили. Представићемо вам неке open source и потпуно бесплатне алате, као и неке алате које можете или јефтино да купите или да добијете по повлашћеним условима за непрофитне организације.

Интерне комуникације

Email није увек решење за све (мада ћемо сада открити колико је састанака могло да се сведе на један email).

Било да радите сви заједно из канцеларије, или одувек радите од куће, сигурно користите неку апликацију за chat са колегама из организације. Мањи тимови вероватно користе уобичајене апликације које и приватно користе – Viber, WhatsApp или, далеко било, Messenger.

Међутим, уме да буде прилично напорно када користите једну апликацију за пословну и приватну комуникацију. Посебно ако грешком пошаљете 250 фотографија мачета свом шефу уместо сестри (није битно како знам).

Зато за комуникацију унутар ваше непрофитне организације препоручујемо неку од следећих апликација.

• Slack

Бесплатан за непрофитне организације до 250 људи, неопходна пријава код TechSoup-а

Slack је вероватно најпознатији алат за комуникацију унутар организације који вам омогућава да комуницирате са својим колегама директно и унутар посебних група, односно #канала, које ћете сами креирати према програмима, темама и/или тимовима.

Користећи Slack не само да једноставно комуницирате унутар тима, већ можете да поделите документе са онима којима је то важно, претражујете све претходне разговоре, чак и да повежете друге апликације, чиме добијате све активности интегрисане на једном месту.

Нама су, рецимо, интегрисани календар, OneDrive, Twitter и Giphy, за део тима који више комуницира гифовима.

Slack можете користити као апликацију на свом телефону, на свом рачунару, или преко browser-а, како год да вама одговара.

Slack-ова комерцијална понуда за стандардни пакет кошта 80 долара годишње по кориснику (односно 8 долара по кориснику уколико плаћате месечно). За већину организација у Србији, ово би био велики трошак и износ који не могу себи да приуште, али срећом, Slack има посебну понуду за непрофитне организације.

Уколико ваш тим има мање од 250 чланова, Slack-ов основни пакет можете добити потпуно бесплатно.

Потребно је само да будете регистровани код локалног представништва организације TechSoup, која непрофитним организација пружа донације или снижења на софтвер, хардвер или услуге највећих ИТ компанија.

• Mattermost

Open source 

Најпопуларнија open source алтернатива Slack-у је Mattermost. Има готово идентично корисничко искуство, дизајн и функционалности.

Главна разлика је што Mattermost може да буде хостован код вас, док је Slack увек на њиховим серверима. То значи да сте ви у потпуности власник својих података код Mattermost платформе, али и да подршку можете пронаћи једино у заједници која користи Mattermost.

Mattermost има у понуди и сопствену подршку (која иде уз бољу безбедност), али за коју бисте морали да платите годишњу претплату од 250 долара за вашу непрофитну организацију.

• Microsoft Teams

Део Microsoft Office 365 пакета за непрофитне организације

Иако никако не бисмо препоручили да користите две различите платформе за интерну комуникацију, ми унутар различитих тимова користимо уз Slack и Microsoft Teams. Иначе користимо цео Office 365 пакет за непрофитне организације (такође се добија преко организације TechSoup).

Као што смо и ми то схватили, и програмери из Microsoft-а препознају Slack као свог највећег конкурента, због чега су 2018. године пружили својим корисницима бесплатан пакет, и то посебно усмерен на оне који нису претплаћени на целокупан Office 365 пакет.

Тако да уз Teams можете имати чет, аудио и видео разговоре са појединцима из ваше организације, или целим тимовима. Можете интегрисати велики број пословних апликација, а Microsoft-ове друге апликације, као што су Word, Excel и PowerPoint, већ су интегрисане.

Online (видео) састанци

Ово је можда још важније од платформе за чет. Људи су навикли да користе различите апликације за то, али када су у питању online састанци, највећи број људи је само повремено користио Skype, и то за личне, не за пословне потребе.

И сви обично имају фобију од online састанака – компликован интерфејс, слаба конекција, свако мора да се улогује на свој налог, а неко увек заборави шифру…

Данас постоји неколико платформи које су потпуно једноставне за употребу, а најчешће је потребно само да ви као организатор састанка пошаљете осталим учесницима линк. Ове алате можете да користите за интерне састанке, екстерне састанке, али и за виртуелне радионице и предавања.

• Whereby

10 долара месечно за целу организацију, независно од броја корисника

Ово је један од алата који у Catalyst-у врло интензивно користимо за online видео састанке, како интерне, тако и екстерне. Има супер-једноставан интерфејс помоћу којег можете да управљате састанком – да поделите свој екран (за презентације и сл), да искључите/укључите микрофон учесницима, или да снимите цео састанак.

Whereby није бесплатан – морате да направите свој налог и то се плаћа 10 долара месечно. У оквиру налога можете да правите различите собе у којима организујете састанке. Ми, на пример, имамо собу за сваки тим унутар Фондације, плус собе за екстерне састанке.

Када направите собу са одређеним именом, то значи да сте ‘резервисали’ тај назив и нико други не може да користи тај линк и тај назив осим вас. Тако можете и да брендирате своје собе.

Најбоља ствар је што остали учесници састанка не морају ништа да раде, осим да кликну на линк који сте им послали. Нема инсталирања нових апликација, нема шифри, прављења налога и прихватања захтева. Само им пошаљете линк ка вашој соби, они кликну, и то је то.

Ограничавајућа околност за Whereby је што има две врсте соба – до четири учесника и до 12 учесника. Тако да ако треба да имате састанак са већим бројем волонтера и сл, мораћете да поделите у више група.

• Jitsi Meet

Open source 

Jitsi Meet је звезда у успону коју до сада нисмо користили, али ће се то ускоро променити.

Jitsi Meet је енкриптована open source платформа, што значи да је потпуно бесплатна и безбедна по вашу приватност. Не захтева никакву регистрацију и прављење налога, што је чини погодном и за екстерне састанке, виртуелне радионице и сл. Тако можете поделити свој екран са осталима, како би могли да прате презентацију коју сте направили.

Учеснике позивате слањем линка који сте сами дефинисали, као код Whereby платформе. Најбоља ствар је да је број учесника неограничен, мада код већег броја може доћи до проблема са интерфејсом.

• Hangouts Meet 

Бесплатан у оквиру Google for Nonprofits програма 

Као што Microsoft има програм за непрофитне организације, има га и Google.

Уколико на тај начин користите G Suite онда већ имате приступ платформи Hangouts Meet, која вам омогућава видео састанке са тимовима до 100 учесника. То јесте велики број учесника, али сви морају да имају Google налоге.

С обзиром на то да да овај текст пишемо поводом пандемије коронавируса због које сви радимо од куће, и Google се прилагодио новонасталој ситуацији, пружајући бизнисима и школама све до 1. јула бесплатно коришћење свих premium опција ове платформе.

• Zoom

65 + 75 долара по организатору састанака годишње за непрофитне организације

Zoom је можда и најпопуларнија од свих наведених платформи, али није толико приступачан за непрофитне организације.

Омогућава учешће до 100 учесника на једном састанку, а могу се укључити и они који немају своје налоге на Zoom-у – преко линка и уз јединствени код који им ви пошаљете.

Основе могућности Zoom-а у бесплатној верзији подразумевају само неограничен број састанака један-на-један, а за групне конференцијске позиве има ограничење у трајању до 40 минута. Дељење екрана, односно презентације је свакако доступно.

Једној непрофитној организацији са тимом од неколико људи би свакако више одговарао Zoom pro пакет, са којим добијате могућност трајања састанака до 24 h, организације понављајућих састанака, креирање личних налога, као и снимање састанака.

Комерцијална цена Zoom pro пакета је 150 долара годишње по организатору састанака. Преко TechSoup-а можете добити попуст од 50%, и тако платити Zoom 75 долара, међутим, то иде уз додатну административну таксту од 65 долара. Тако се Zoom исплати само ако намеравате да закупите Про пакет за већи број организатора састанака и уложите значајније ресурсе у своје online састанке.

Колаборација

ОК, за овај део верујемо да сте се већ снашли и највероватније користите неку од доступних опција, али није на одмет да споменемо шта још постоји од мање познатих решења.

Да би сарадња у вашем тиму неометано текла, потребно је да више људи има неометан приступ документима на којима могу заједно и истовремено да раде.

Најпознатији су, наравно, Microsoft Office 365 (OneDrive) и G Suite (Google Drive), које можете добити по повлашћеним условима преко TechSoup-а.

Поред њих, вредан је помена и CryptPad. Практично, садржи функционалности Google Drive-а, али су сви садржаји енкриптовани, па им нико не може приступити ако им претходно не дате кључ. Бесплатан пакет вам даје само 50MB простора по кориснику.

Управљање пројектима и задацима

Још једна ствар о којој можете размислити је коришћење неког софтвера за управљање пројектима и задацима (project management / task management tools).

Jira је напредан алат који се користи махом у ИТ индустрији. Ми га користимо повремено када се бавимо развојем платформи, попут Giving Balkans или Donacije.rs. Иако је популаран и постоји бесплатна community лиценца, за једну непрофитну организацију може бити сувише захтеван.

Уместо тога, предлажемо Trello, који можете користити бесплатно, или уз попуст од 75%, односно за 30 долара годишње по кориснику. Trello вам омогућава да на прегледан начин пратите напредак свог тима у спровођењу пројеката по једноставним ‘to do-doing-done’ картицама.

Савети за рад од куће

Који год од ових алата да решите да користите, обавезно прво тестирајте све и проверите да ли сви у организацији имају неопходну ИТ инфраструктуру код кућа (ИТ инфраструктура = лаптоп, са солидном камером и микрофоном, као и стабилан интернет).

Уведите редовне сатанке за ваш тим. Редовност је важна за навику тима. Ми их имамо два пута дневно – у 9.15 и 16.15, по пола сата максимално.

Ок, понекад трају мало дуже.

Ок, ниједном нисмо успели испод 45 минута. Али радимо на томе.

Комбинујте апликацију за чет са апликацијом за видео састанке. И комуницирајте чешће него иначе. Интеракција са људима ће свима бити драгоцена у овом периоду.

Ако се изолација одужи, људима ће постати све напорније. Пробајте да им ова искуства учините забавнијим. Договорите тематске дане за ваше online састанке, када ћете сви бити у пиџамама, или са својим љубимцима у крилима.

Пробајте да не мењате скроз своје планове због овога. Ако имате заказане тренинге и радионице, размислите да ли је могуће да их прилагодите и организујете online. Ми хоћемо.

А шта је са радом са корисницима?

Уколико ваши корисници имају барем обичан смартфон ако не рачунар, и приступ стабилном интернету, онда су неки од ових алата опција и за ту прилику. Ипак, велика је вероватноћа да у одређеном броју случајева ово није опција и да ваши корисници немају приступ интернету и уређајима.

У таквим околностима једино можемо да апелујемо на вас да пратите савете Светске здравствене организације и предузмете све мере да заштитите своје кориснике и себе.

Останите код куће. Ако помажете старијим комшијама, заштитите себе и њих тако што нећете директно долазити у контакт, и користите маске и рукавице приликом набавке.”

Извор: givingbalkans.org