Tim za socijalno uključivanje i smanjenje siromaštva

Regionalna fondacija Catalyst Balkans je na svom sajtu givingbalkans.org predstavila nekoliko alata koji mogu biti od koristi kompanijama i neprofitnim organizacijama čiji zaposleni rade od kuće tokom pandemije koronavirusa. Tekst „Alati za rad u neprofitnim organizacijama od kuće” prenosimo u celosti:

„Šta god i gde god da radite – u kompaniji ili neprofitnoj organizaciji, velikoj ili maloj, velika je verovatnoća da ste barem razgovarali o mogućnosti zatvaranja kancelarije i radu od kuće tokom pandemije koronavirusa.

Mnogi su praksu rada od kuće već usvojili, iz predostrožnosti. Između ostalih, i mi iz Catalyst Balkans, kao i naši brojni partneri i donatori.

Rad od kuće za nas nije nova stvar, tako da već imamo postavljenu infrastrukturu, ali mnogim neprofitnim organizacijama će biti izazov da tako funkcionišu tokom dužeg perioda (minimalno dve nedelje, a verovatno više). Čak i onim organizacijama koje generalno rade od kuće, a sastaju se u javnim prostorima po potrebi, ovo neće biti jednostavno, jer su se do sada mahom oslanjale na Gmail i Viber kao vid komunikacije i kolaboracije u timu.

U nastavku teksta vam prenosimo spisak alata koji možete da koristite za remote rad, kao i nekoliko važnih lekcija koje smo o tome naučili. Predstavićemo vam neke open source i potpuno besplatne alate, kao i neke alate koje možete ili jeftino da kupite ili da dobijete po povlašćenim uslovima za neprofitne organizacije.

Interne komunikacije

Email nije uvek rešenje za sve (mada ćemo sada otkriti koliko je sastanaka moglo da se svede na jedan email).

Bilo da radite svi zajedno iz kancelarije, ili oduvek radite od kuće, sigurno koristite neku aplikaciju za chat sa kolegama iz organizacije. Manji timovi verovatno koriste uobičajene aplikacije koje i privatno koriste – Viber, WhatsApp ili, daleko bilo, Messenger.

Međutim, ume da bude prilično naporno kada koristite jednu aplikaciju za poslovnu i privatnu komunikaciju. Posebno ako greškom pošaljete 250 fotografija mačeta svom šefu umesto sestri (nije bitno kako znam).

Zato za komunikaciju unutar vaše neprofitne organizacije preporučujemo neku od sledećih aplikacija.

• Slack

Besplatan za neprofitne organizacije do 250 ljudi, neophodna prijava kod TechSoupa

Slack je verovatno najpoznatiji alat za komunikaciju unutar organizacije koji vam omogućava da komunicirate sa svojim kolegama direktno i unutar posebnih grupa, odnosno #kanala, koje ćete sami kreirati prema programima, temama i/ili timovima.

Koristeći Slack ne samo da jednostavno komunicirate unutar tima, već možete da podelite dokumente sa onima kojima je to važno, pretražujete sve prethodne razgovore, čak i da povežete druge aplikacije, čime dobijate sve aktivnosti integrisane na jednom mestu.

Nama su, recimo, integrisani kalendar, OneDrive, Twitter i Giphy, za deo tima koji više komunicira gifovima.

Slack možete koristiti kao aplikaciju na svom telefonu, na svom računaru, ili preko browsera, kako god da vama odgovara.

Slackova komercijalna ponuda za standardni paket košta 80 dolara godišnje po korisniku (odnosno 8 dolara po korisniku ukoliko plaćate mesečno). Za većinu organizacija u Srbiji, ovo bi bio veliki trošak i iznos koji ne mogu sebi da priušte, ali srećom, Slack ima posebnu ponudu za neprofitne organizacije.

Ukoliko vaš tim ima manje od 250 članova, Slackov osnovni paket možete dobiti potpuno besplatno.

Potrebno je samo da budete registrovani kod lokalnog predstavništva organizacije TechSoup, koja neprofitnim organizacija pruža donacije ili sniženja na softver, hardver ili usluge najvećih IT kompanija.

• Mattermost

Open source 

Najpopularnija open source alternativa Slacku je Mattermost. Ima gotovo identično korisničko iskustvo, dizajn i funkcionalnosti.

Glavna razlika je što Mattermost može da bude hostovan kod vas, dok je Slack uvek na njihovim serverima. To znači da ste vi u potpunosti vlasnik svojih podataka kod Mattermost platforme, ali i da podršku možete pronaći jedino u zajednici koja koristi Mattermost.

Mattermost ima u ponudi i sopstvenu podršku (koja ide uz bolju bezbednost), ali za koju biste morali da platite godišnju pretplatu od 250 dolara za vašu neprofitnu organizaciju.

• Microsoft Teams

Deo Microsoft Office 365 paketa za neprofitne organizacije

Iako nikako ne bismo preporučili da koristite dve različite platforme za internu komunikaciju, mi unutar različitih timova koristimo uz Slack i Microsoft Teams. Inače koristimo ceo Office 365 paket za neprofitne organizacije (takođe se dobija preko organizacije TechSoup).

Kao što smo i mi to shvatili, i programeri iz Microsofta prepoznaju Slack kao svog najvećeg konkurenta, zbog čega su 2018. godine pružili svojim korisnicima besplatan paket, i to posebno usmeren na one koji nisu pretplaćeni na celokupan Office 365 paket.

Tako da uz Teams možete imati čet, audio i video razgovore sa pojedincima iz vaše organizacije, ili celim timovima. Možete integrisati veliki broj poslovnih aplikacija, a Microsoftove druge aplikacije, kao što su Word, Excel i PowerPoint, već su integrisane.

Online (video) sastanci

Ovo je možda još važnije od platforme za čet. Ljudi su navikli da koriste različite aplikacije za to, ali kada su u pitanju online sastanci, najveći broj ljudi je samo povremeno koristio Skype, i to za lične, ne za poslovne potrebe.

I svi obično imaju fobiju od online sastanaka – komplikovan interfejs, slaba konekcija, svako mora da se uloguje na svoj nalog, a neko uvek zaboravi šifru…

Danas postoji nekoliko platformi koje su potpuno jednostavne za upotrebu, a najčešće je potrebno samo da vi kao organizator sastanka pošaljete ostalim učesnicima link. Ove alate možete da koristite za interne sastanke, eksterne sastanke, ali i za virtuelne radionice i predavanja.

• Whereby

10 dolara mesečno za celu organizaciju, nezavisno od broja korisnika

Ovo je jedan od alata koji u Catalystu vrlo intenzivno koristimo za online video sastanke, kako interne, tako i eksterne. Ima super-jednostavan interfejs pomoću kojeg možete da upravljate sastankom – da podelite svoj ekran (za prezentacije i sl), da isključite/uključite mikrofon učesnicima, ili da snimite ceo sastanak.

Whereby nije besplatan – morate da napravite svoj nalog i to se plaća 10 dolara mesečno. U okviru naloga možete da pravite različite sobe u kojima organizujete sastanke. Mi, na primer, imamo sobu za svaki tim unutar Fondacije, plus sobe za eksterne sastanke.

Kada napravite sobu sa određenim imenom, to znači da ste ‘rezervisali’ taj naziv i niko drugi ne može da koristi taj link i taj naziv osim vas. Tako možete i da brendirate svoje sobe.

Najbolja stvar je što ostali učesnici sastanka ne moraju ništa da rade, osim da kliknu na link koji ste im poslali. Nema instaliranja novih aplikacija, nema šifri, pravljenja naloga i prihvatanja zahteva. Samo im pošaljete link ka vašoj sobi, oni kliknu, i to je to.

Ograničavajuća okolnost za Whereby je što ima dve vrste soba – do četiri učesnika i do 12 učesnika. Tako da ako treba da imate sastanak sa većim brojem volontera i sl, moraćete da podelite u više grupa.

• Jitsi Meet

Open source 

Jitsi Meet je zvezda u usponu koju do sada nismo koristili, ali će se to uskoro promeniti.

Jitsi Meet je enkriptovana open source platforma, što znači da je potpuno besplatna i bezbedna po vašu privatnost. Ne zahteva nikakvu registraciju i pravljenje naloga, što je čini pogodnom i za eksterne sastanke, virtuelne radionice i sl. Tako možete podeliti svoj ekran sa ostalima, kako bi mogli da prate prezentaciju koju ste napravili.

Učesnike pozivate slanjem linka koji ste sami definisali, kao kod Whereby platforme. Najbolja stvar je da je broj učesnika neograničen, mada kod većeg broja može doći do problema sa interfejsom.

• Hangouts Meet 

Besplatan u okviru Google for Nonprofits programa 

Kao što Microsoft ima program za neprofitne organizacije, ima ga i Google.

Ukoliko na taj način koristite G Suite onda već imate pristup platformi Hangouts Meet, koja vam omogućava video sastanke sa timovima do 100 učesnika. To jeste veliki broj učesnika, ali svi moraju da imaju Google naloge.

S obzirom na to da da ovaj tekst pišemo povodom pandemije koronavirusa zbog koje svi radimo od kuće, i Google se prilagodio novonastaloj situaciji, pružajući biznisima i školama sve do 1. jula besplatno korišćenje svih premium opcija ove platforme.

• Zoom

65 + 75 dolara po organizatoru sastanaka godišnje za neprofitne organizacije

Zoom je možda i najpopularnija od svih navedenih platformi, ali nije toliko pristupačan za neprofitne organizacije.

Omogućava učešće do 100 učesnika na jednom sastanku, a mogu se uključiti i oni koji nemaju svoje naloge na Zoomu – preko linka i uz jedinstveni kod koji im vi pošaljete.

Osnove mogućnosti Zooma u besplatnoj verziji podrazumevaju samo neograničen broj sastanaka jedan-na-jedan, a za grupne konferencijske pozive ima ograničenje u trajanju do 40 minuta. Deljenje ekrana, odnosno prezentacije je svakako dostupno.

Jednoj neprofitnoj organizaciji sa timom od nekoliko ljudi bi svakako više odgovarao Zoom pro paket, sa kojim dobijate mogućnost trajanja sastanaka do 24 h, organizacije ponavljajućih sastanaka, kreiranje ličnih naloga, kao i snimanje sastanaka.

Komercijalna cena Zoom pro paketa je 150 dolara godišnje po organizatoru sastanaka. Preko TechSoupa možete dobiti popust od 50%, i tako platiti Zoom 75 dolara, međutim, to ide uz dodatnu administrativnu takstu od 65 dolara. Tako se Zoom isplati samo ako nameravate da zakupite Pro paket za veći broj organizatora sastanaka i uložite značajnije resurse u svoje online sastanke.

Kolaboracija

OK, za ovaj deo verujemo da ste se već snašli i najverovatnije koristite neku od dostupnih opcija, ali nije na odmet da spomenemo šta još postoji od manje poznatih rešenja.

Da bi saradnja u vašem timu neometano tekla, potrebno je da više ljudi ima neometan pristup dokumentima na kojima mogu zajedno i istovremeno da rade.

Najpoznatiji su, naravno, Microsoft Office 365 (OneDrive) i G Suite (Google Drive), koje možete dobiti po povlašćenim uslovima preko TechSoupa.

Pored njih, vredan je pomena i CryptPad. Praktično, sadrži funkcionalnosti Google Drive-a, ali su svi sadržaji enkriptovani, pa im niko ne može pristupiti ako im prethodno ne date ključ. Besplatan paket vam daje samo 50MB prostora po korisniku.

Upravljanje projektima i zadacima

Još jedna stvar o kojoj možete razmisliti je korišćenje nekog softvera za upravljanje projektima i zadacima (project management / task management tools).

Jira je napredan alat koji se koristi mahom u IT industriji. Mi ga koristimo povremeno kada se bavimo razvojem platformi, poput Giving Balkans ili Donacije.rs. Iako je popularan i postoji besplatna community licenca, za jednu neprofitnu organizaciju može biti suviše zahtevan.

Umesto toga, predlažemo Trello, koji možete koristiti besplatno, ili uz popust od 75%, odnosno za 30 dolara godišnje po korisniku. Trello vam omogućava da na pregledan način pratite napredak svog tima u sprovođenju projekata po jednostavnim ‘to do-doing-done’ karticama.

Saveti za rad od kuće

Koji god od ovih alata da rešite da koristite, obavezno prvo testirajte sve i proverite da li svi u organizaciji imaju neophodnu IT infrastrukturu kod kuća (IT infrastruktura = laptop, sa solidnom kamerom i mikrofonom, kao i stabilan internet).

Uvedite redovne satanke za vaš tim. Redovnost je važna za naviku tima. Mi ih imamo dva puta dnevno – u 9.15 i 16.15, po pola sata maksimalno.

Ok, ponekad traju malo duže.

Ok, nijednom nismo uspeli ispod 45 minuta. Ali radimo na tome.

Kombinujte aplikaciju za čet sa aplikacijom za video sastanke. I komunicirajte češće nego inače. Interakcija sa ljudima će svima biti dragocena u ovom periodu.

Ako se izolacija oduži, ljudima će postati sve napornije. Probajte da im ova iskustva učinite zabavnijim. Dogovorite tematske dane za vaše online sastanke, kada ćete svi biti u pidžamama, ili sa svojim ljubimcima u krilima.

Probajte da ne menjate skroz svoje planove zbog ovoga. Ako imate zakazane treninge i radionice, razmislite da li je moguće da ih prilagodite i organizujete online. Mi hoćemo.

A šta je sa radom sa korisnicima?

Ukoliko vaši korisnici imaju barem običan smartfon ako ne računar, i pristup stabilnom internetu, onda su neki od ovih alata opcija i za tu priliku. Ipak, velika je verovatnoća da u određenom broju slučajeva ovo nije opcija i da vaši korisnici nemaju pristup internetu i uređajima.

U takvim okolnostima jedino možemo da apelujemo na vas da pratite savete Svetske zdravstvene organizacije i preduzmete sve mere da zaštitite svoje korisnike i sebe.

Ostanite kod kuće. Ako pomažete starijim komšijama, zaštitite sebe i njih tako što nećete direktno dolaziti u kontakt, i koristite maske i rukavice prilikom nabavke.”

Izvor: givingbalkans.org